Genau hier beginnt laut ELO Digital Office eine der spannendsten Einsatzmöglichkeiten Künstlicher Intelligenz. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme können gemäß Vertriebsmitarbeiter Nikola Dämon heute weit mehr, als Unterlagen nur digital abzulegen. Mithilfe des ELO-Assistenten transformieren Dokumente zu aktiven Informationsquellen.
Wenn eine Frist nicht mehr übersehen wird
Verträge, Bescheide oder geschäftliche Vereinbarungen enthalten häufig wichtige Termine und Fristen. Werden diese zu spät erkannt, kann das teuer oder zumindest unangenehm werden.
Ein KI-gestütztes Dokumentenmanagement-System kann solche Angaben automatisch erkennen, einordnen und die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig darauf aufmerksam machen. Aus einem abgelegten Dokument wird damit ein aktiver Bestandteil des Arbeitsprozesses. Die entscheidende Frage lautet demnach nicht mehr: „Hat jemand an die Frist gedacht?“
Sondern: „Wie sorgen wir dafür, dass unser System automatisch mitdenkt?“ Und dazu hat Niko Dämon erfahrene Kollegen am Start, die heute für viele Branchen und Unternehmen solche Transformationen im Dokumentenmanagement möglich machen.
Dokumente in Sekunden vergleichen
Wer regelmäßig mit Verträgen, Angeboten oder unterschiedlichen Dokumentenversionen arbeitet, kennt das Problem: Zwei Unterlagen sehen auf den ersten Blick nahezu identisch aus. Die entscheidende Änderung steckt jedoch möglicherweise in einem einzigen Satz, einem Betrag oder einer neu formulierten Klausel. KI kann Dokumente miteinander vergleichen und relevante Abweichungen sichtbar machen. Das spart nicht nur Zeit. Es hilft auch dabei, Veränderungen schneller zu bewerten und auf einer besseren Informationsgrundlage zu entscheiden. Statt Dokumente mühsam Zeile für Zeile zu prüfen, können sich Mitarbeiter auf die Punkte konzentrieren, bei denen tatsächlich Handlungsbedarf besteht. Ein Zeitgewinn, der deutlich mehr Qualität in die eigene Arbeitsweise integriert.
Informationen finden, ohne lange zu suchen
„Frau Schmidt, wo befindet sich das aktuelle Angebot? Welche Vereinbarung wurde mit dem Kunden getroffen? In welchem Dokument steht die gesuchte Zahl?“ Wer in der heutigen Zeit solche Anforderungen stellt, dem geht täglich wertvolle Arbeitszeit nur durch die Suche verloren. Zumal das nicht notwendig ist. Denn unternehmensspezifische KI-Assistenten untersuchen die Dokumentenbestände gezielt. Sie erkennen Zusammenhänge und ordnen relevante Informationen den richtigen Vorgängen zu. Mitarbeitende müssen dann nicht mehr zwingend wissen, wie eine Datei heißt oder in welchem Ordner sie gespeichert wurde. Dank KI werden einem die gewünschten Dokumente beim Business-Lunch mit dem Kunden digital zur Verfügung gestellt.
Das Dokumentenmanagement entwickelt sich dadurch von einem digitalen Archiv zu einem intelligenten Wissenssystem.
Was bedeutet das konkret für mein Unternehmen?
Die Möglichkeiten, die ELO Digital Office hier bietet, klingen faszinierend. Für Entscheider stellen sich jedoch schnell praktische Fragen:
• Welche Aufgaben kann KI heute bereits zuverlässig übernehmen?
• Wie lassen sich bestehende Dokumente und Systeme einbinden?
• Wie sicher sind sensible Unternehmensdaten?
• Wo entsteht ein messbarer Nutzen?
• Und welche Lösung passt tatsächlich zum eigenen Unternehmen?
Wer hierauf Antworten sucht, der sollte sie am besten mit Fachleuten selbst erörtern. ELO Digital Office bietet hierzu die sog. „ELO-EXPERIENCE“, ein Get-together für interessierte Entscheider, die sich im direkten Gespräch und anhand von vielen konkreten Anwendungsbeispielen informieren können.
Kostenloser Austausch in Wiesbaden
Am 9. September startet die ELO-EXPERIENCE im Schlachthof Wiesbaden. Kostenlos können sich Geschäftsführer, Inhaber und Fachverantwortliche mit den ELO Fachleuten über modernes, KI-gestütztes Dokumentenmanagement austauschen. Niko Dämon verspricht dabei „Wir sprechen Klartext! Uns geht es nicht um abstrakte Zukunftsvisionen. Wir besprechen und diskutieren konkrete Fragen und Anforderungen aus dem Unternehmensalltag. Zudem zeigen wir, wie Unternehmen schneller arbeiten können, Fehler vermieden sowie Fristen zuverlässig und standardisiert eingehalten werden“, so Niko Dämon.
Die ELO-EXPERIENCE ist eine offene Veranstaltung, setzt aber eine kostenlose Anmeldung über diesen Link voraus: https://www.elo.com/de-de/events/details/elo-experience-wiesbaden/13767.html
